A koronavírus járvány hatása a magyarországi projektekre

(2020.05.20 - Lipi Gábor, PMP)

Felmérés eredmények

A kérdőívet összesen 92 projektre töltötték ki a projektmenedzserek, de úgy gondoljuk, hogy ebből a mintaszámból is megállapíthatók már tendenciák a helyzetre. A felmért projektek típusa szerinti megoszlás a következő (ennél a kérdésnél a vizsgált projekt több típus kategóriába is besorolható volt):

A vizsgált projektek leginkább a következő iparágakból érkeztek:

• Informatika és telekom - 23,9% (22 db)
• Pénzügyi szektor - 19,6% (18 db)
• Ipar, gépipar, autóipar - 17,4% (16 db)
• Államigazgatás - 10,9% (10 db)
• Energiatermelés és szállítás - 9,8% (9 db)

A projekt költségvetés mérete alapján a projektek a következő eloszlást mutatták:

A következő kérdés a projekt életciklus helyzetére vonatkozott. A 92 kitöltő közül csak 4-en jelezték azt, hogy a járványhelyzet miatt a projekt felfüggesztésre került és egy válaszadó írta a részleges felfüggesztést. A többi projekt esetében az életciklust átfogóan nem érintette a járvány, csak a projekt működés részletesebb aspektusait, ahogyan a későbbi kérdések válaszaiból kiderül.

Projekt módszertanilag a projektek megoszlását a következő ábra mutatja:

Ezután következtek a járvány konkrét hatásait vizsgáló kérdések. A válaszok alapján a következő megállapítások tehetők:

• A projektek 50%-nak a működésére a járvány hatással van, de az alapvető projekt kereteket nem érinti.
• A projektek 24%-nál a járvány helyzet nagyban nehezíti, lassítja és/vagy drágítja a projekt működtetését.
• A projektek 20%-ra minimális vagy zéró hatása van a járványnak, sőt olyan projektet is említettek, amelyet felgyorsítottak a helyzet miatt.

A következő diagram azt mutatja, hogy a projektek hány százalékánál említették a járvány erős hatását az egyes projekt tényezőkre:

A diagram felső három sora nem tartalmaz meglepetést, hogy a járvány elsősorban a munkaszervezésre, az emberi erőforrások biztosítására, a határidők tartására és a projekt kommunikációra gyakorol erős hatást. Azért figyelmet érdemel az is, hogy a projektek 1/5-nél az üzleti hasznosulást is veszélyezteti a járványhelyzet.

Az előző válaszokkal nagy összhangot mutat a következő statisztika, amelyben a projektek várható időbeli csúszására kérdeztünk rá. A válaszadók 30%-a nem vár csúszást, 10% legfeljebb 1 hónapos késedelmet valószínűsít a projekt végső határidejére. A legjellemzőbb az 1-3 hónap késedelem, de a projektek közel 10%-a várhatóan fél évnél is többet fog késlekedni.

A felmérés azt is megmutatta, hogy a járvány miatti projekt működési változások kevésbé hatnak a projektek költségeire, mint a határidőre. A projektek közel kétharmadának a várható költségvetését nem, vagy csak minimális mértékben (max. 5%-al) növeli a járványhelyzet. Radikális mértékű (15%, illetve 30% feletti) költségnövekedéssel a projektek hozzávetőlegesen 8%-a számol csak.

A felmérésben arra is kíváncsiak voltunk, hogy milyen intézkedéseket hoztak eddig a projekt működőképessége érdekében. Gyakorlatilag mindenki által említett intézkedés természetesen az otthoni munkavégzés elrendelése volt. A projektek kétharmadánál olyan munkaszervezés került kialakításra, amellyel a személyes találkozások számát csökkentették. Kicsit meglepetés volt számunkra, hogy csak a projektek 20-20%-ánál gondoltak arra, hogy tartalék forgatókönyveket dolgozzanak ki a lehetséges fejleményekre, illetve ötleteket gyűjtsenek a járványhelyzet esetleges előnyeiről és megnyíló lehetőségeiről. Ez a két adat arra mutat rá, hogy alapvetően a projektek kockázatmenedzsmentje még mindig sok tartalékkal és fejlődési potenciállal bír.

A felmérés kitöltőit arra is megkértük, hogy szabad szöveges formában írják le a helyzetre vonatkozó javaslataikat, illetve megosztható  jó gyakorlat tapasztalataikat. A következő felsorolásban a kapott válaszok olvashatók:

• Távoli munkavégzésre átállásnál fontos a soft skillek fejlesztése a hatékony kommunikáció érdekében.
• Menedzsment szempontból a felhatalmazás és feladat/munkacsomagok orientált ellenőrzés fontosabb mint on-site működésnél. Ez növeli a bizalmat és csökkenti a felesleges ellenőrzéseket, amelyek a hatékonyság és terhelés szempontjából kulcsfontosságúak.

• Video-based MS Teams meetings.
• Virtuális projekt team-ek kialakítása, Zoom, központi shared mappák használata, pull kommunikációs eszközök.
• A home-office üzemmódban szervezett meetingek sokkal hatékonyabbak, mint a korábbi személyes megbeszélések.
• Alapvetően virtuális team-ekben is lehet folytatni a projektmunkát. Projektvezetés részéről nagyobb figyelmet, több ellenőrzési pont kialakítást igényel, pontosabb riportálást, de az emberek alapvetően képesek távolról is hatékonyan dolgozni. Aki nem, az a munkahelyen sem tudott. Bizonyos összehangolt tesztelések, problémamegoldások jobban mennek élőben, illetve az internet kapcsolatok bizonytalansága okozhat még fennakadást, ami egyénenként eltérő megbízhatóságú. Fontos a VPN használata a vállalati erőforrások teljes körének használatához. Amelyik cég már korábban kialakította a távoli munkavégzéshez szükséges összes feltételt, ott nem okoz fennakadást a mostani helyzet. Ahol ezt most kell kitalálni, bevezetni, gépeket venni, stb. ott nehezebb az alkalmazkodás a helyzethez.
• Microsoft Teams, A kezdeti ijedtség után megy a munka, de lassabban.
• Az online egyeztetések sokkal hatékonyabbak, ha webkamera képet is sugároznak a résztvevők, kevesebb az elveszett információ.
• Online egyeztetések a nem pandémiás időszakban is megfelelően tudnak működni. Mindenképp alkalmazni fogjuk hosszútávon.
• Feladat/tevékenység alapú kontrolling eszköz használata, amely rögzíti a tervezett allokációkat, azok változásait és az elvégzett munkaidőt feladat/tevékenység szerinti bontásban.
• Eszközbeszerzések átfutási ideje jóval hosszabb lett, ennek megfelelően korábban kell a megrendeléseket indítani.
• Tapasztalatunk szerint kevésbé van gond a futó munkákkal. A gond inkább, hogy számos tervezett munkát halasztanak.
• Don't panic…
• Vízesés módszer alkalmazása estén is hasznos a napi stand-up, heti backlog tervezés, taskosítás.
• Napi projekt stand-up-ok bevezetése.
• Agilis projektvezetési módszertan alkalmazása, napi standup-ok, két hetes sprint-ek, retrospektív megbeszélések, squad szintű tervezési megbeszélések, értékelések.
• Néha hatékonyabb a távmunka.
• Nagyobb türelem a projektrésztvevőkkel.
• Az otthoni munkavégzés következtében az a tapasztalat hogy megnőtt minden területen a munka terheltség. Emiatt a hatékonyság -és a projekt kommunikáció nagyobb hangsúlyt kaptak a projekt végrehajtás során.
• A Vis maior szituáció jogi oldalát mihamarabb tisztázni kell és felső vezetői szinten legyen egy egyetértés, hogy a projektet mindenki be akarja fejezni és transzparensen feltárják a felek a problémákat.
• Az adott projekt(ek) üzleti hasznosíthatóságának részletes előzetes elemzése segíti a projekt költségkeretének megtartását a Covid-19 miatt indult szintű költségek újratervezési (költségcsökkentési) folyamat során is.

Az felmérést összefoglaló dokumentumhoz mellékelünk egy excel táblázatot, amelyben a felmérés anonim válasz adatai találhatók és kimutatás táblázat segítségével mindenki tetszőleges mélyebb adatelemzést, szűrést és további statisztikákat készíthet saját használatra.

Nagyon köszönjük mindenkinek a közreműködést a felmérésben!